ما هو نظام المكتب في دارفو؟

إنشاء ملف مستقل لكل مالك عقار يتعامل مع المكتب، مع حفظ:

• بيانات الاتصال (الاسم، الجوال، البريد الإلكتروني…).
• ملاحظات خاصة عن طريقة التعامل أو الاتفاقات.

لا تختلط بيانات الملاك مع بعض، فكل مالك له مساحة بيانات منفصلة داخل النظام، مما يسمح للمكتب بإدارة عشرات الملاك بسهولة ووضوح.

لكل مالك يمكن للمكتب إضافة وإدارة جميع عقاراته:

• عمائر، شقق، فلل، محلات، مستودعات، أراضٍ وغيرها.

مع تقسيم العقار إلى وحدات (شقق/محلات) وتحديد:

• رقم الوحدة.
• الدور.
• حالة الوحدة (مؤجرة / متاحة / تحت الصيانة).

➜ في أي لحظة يمكن للمكتب أن يرى عقارات مالك محدد، والوحدات المؤجرة والمتاحة، والعقود النشطة والمنتهية المرتبطة بأملاكه فقط.

إنشاء عقود إيجار لكل وحدة أو عقار وربطها بالمالك والمستأجر، مع تحديد:

• مدة العقد.
• قيمة الإيجار.
• دورة الدفع (شهري، ربع سنوي، نصف سنوي، سنوي… إلخ).

وتسجيل الدفعات:

• المدفوعة.
• المتبقية.
• المتأخرة.

➜ لوحة واضحة تبيّن للمكتب من هم المستأجرون المتأخرون، وما هو إجمالي المتأخرات، وأي العقود تحتاج تجديد.

من أقوى ميزات نظام المكتب في دارفو أن بإمكان المكتب:

• إنشاء بيانات دخول (بريد إلكتروني + كلمة مرور) لكل مالك.
• تمكين المالك من الدخول إلى تطبيق دارفو المخصص له.

داخل التطبيق يستطيع المالك:

• مشاهدة جميع عقاراته ووحداته المسجلة لدى المكتب.
• الاطلاع على العقود المرتبطة بكل وحدة.
• متابعة الدفعات (ما تم سداده، وما تبقّى، والمتأخر منها).
• معرفة مواعيد استحقاق الدفعات القادمة ومواعيد انتهاء العقود.

➜ لا يمكن للمالك تعديل أي بيانات داخل النظام (لا تعديل عقد، ولا حذف مستأجر، ولا تغيير قيم الإيجار)، وكل التعديلات تبقى تحت سيطرة المكتب بالكامل.

نظام المكتب في دارفو يعمل عبر الإنترنت لضمان:

• تحديث كل البيانات مباشرة على السيرفر.
• عمل فريق المكتب كاملًا على نفس النسخة من البيانات.

كل ما يُضاف أو يُعدّل داخل النظام يتم تخزينه في قاعدة البيانات على السيرفر مع مزامنة فورية بين التطبيق والسيرفر.

➜ هذا يضمن عدم فقدان البيانات حتى لو تغيّر جهاز الموظف أو تعطل، مع إمكانية الدخول من أكثر من جهاز .

• تقارير لكل مالك: إجمالي الإيرادات من عقاراته، العقود النشطة والمنتهية، الوحدات المتاحة والمؤجرة، والمنصرفات المسجّلة على عقاراته.

➜ بهذه الطريقة يمكن للمكتب تقديم تقرير دوري احترافي لكل مالك (شهري/ربع سنوي/سنوي)، ومعرفة مدى توسّع نشاطه وفاعلية عمله.

من خلال نظام المكتب يمكن متابعة تواريخ:

• استحقاق الدفعات.
• تأخر المستأجرين.
• اقتراب انتهاء العقود.

مع إمكانية تنبيه المستأجرين عبر واتساب ، مما يقلّل الاتصالات العشوائية وينظّم المتابعة اليومية.

قبل دارفو:

• ملفات ورقية + إكسل + محادثات واتساب.
• صعوبة الفصل بين بيانات كل مالك.
• إجهاد كبير في إعداد تقارير دقيقة للمالكين.
• لا يوجد نظام موحّد لمتابعة العقود والدفعات.

مع نظام المكتب في دارفو:

• قاعدة بيانات واحدة منظّمة لكل الملاك والعقارات والمستأجرين.
• ملف مستقل وتقارير خاصة لكل مالك.
• تطبيق خاص للمالك لمتابعة أملاكه دون الرجوع للمكتب في كل التفاصيل.
• صورة احترافية للمكتب أمام عملائه كنظام تقني متكامل وليس مجرد دفتر أو جدول إكسل.